Podcast số 12: Công nghệ số và AI thực chiến - Trợ lý ảo tóm tắt nội dung cuộc họp

Trong các doanh nghiệp hiện nay, họp hành là chuyện diễn ra thường xuyên. Có buổi chỉ 30 phút, nhưng cũng có những cuộc họp kéo dài vài tiếng. Và sau khi họp xong, sẽ có một người phải ngồi lại, nghe ghi âm, hoặc xem lại video để viết biên bản. Công việc này vừa mất thời gian, vừa dễ bỏ sót. Câu hỏi đặt ra: Tại sao chúng ta không để AI làm thay?

Công cụ AI nổi bật – Fireflies

Nhắc đến AI trong tóm tắt nội dung, không thể bỏ qua FireFlies (https://fireflies.ai). Đây là công cụ AI giúp xử lý ngôn ngữ, tạo nội dung và đặc biệt là tóm tắt cuộc họp. Điểm hay là Firefly không chỉ tóm tắt ý chính, mà còn có thể phân loại hành động cần làm, ai là người chịu trách nhiệm, và deadline là gì. Thay vì đọc lại cả trăm trang transcript, bạn chỉ cần xem một bản tóm lược vài dòng. Tiết kiệm đến 70 – 80% thời gian.

Zoom Meeting – Tích hợp AI tóm tắt

Không chỉ có Firefly, mà Zoom cũng đã tích hợp sẵn AI Companion – một tính năng rất hữu ích. Trong lúc họp, AI có thể tự động bắt ý chính, ghi lại các quyết định, và sau khi họp xong thì gửi báo cáo cho tất cả thành viên. Điều này có nghĩa là, bạn vừa tập trung thảo luận, vừa không lo bỏ sót ý. Tất nhiên, hạn chế là phần tiếng Việt đôi khi chưa thật chuẩn, vẫn cần chúng ta rà soát lại. Nhưng nhìn chung, với các buổi họp đông người và nhiều thông tin, AI tóm tắt trên Zoom giúp tiết kiệm cực nhiều công sức.

Một số công cụ AI khác hỗ trợ tóm tắt nội dung cuộc họp:

+ Công cụ AI tích hợp trong nền tảng họp trực tuyến

​Microsoft Teams (Copilot): ghi lại nội dung chính, hành động tiếp theo, tự động xuất biên bản họp dưới dạng Word/OneNote.

• Google Meet AI (Duet AI): hỗ trợ “Take notes for me” – ghi chú và tóm tắt cuộc họp, đồng bộ với Google Docs.

👉 Ưu điểm: tiện lợi vì tích hợp sẵn, không cần cài thêm.
👉 Hạn chế: nhiều tính năng nâng cao yêu cầu gói trả phí.

+ Công cụ chuyên biệt ghi âm – phiên âm – tóm tắt

• Otter.ai: ghi âm, nhận diện giọng nói, xuất bản tóm tắt theo dạng “highlight” hoặc “to-do list”, hỗ trợ Tiếng Việt ở mức cơ bản.

• Fireflies.ai: tự động tham gia cuộc họp Zoom/Meet/Teams, tạo transcript, tóm tắt theo chủ đề, trích xuất quyết định quan trọng.

• Fathom: miễn phí cho Zoom, tạo điểm nhấn (highlights), ghi chú tự động, gửi email tổng kết sau họp.

• Avoma: ngoài tóm tắt còn phân tích cảm xúc, gợi ý đào tạo kỹ năng giao tiếp.

👉 Ưu điểm: mạnh về tính năng ghi âm + AI tóm tắt.
👉 Hạn chế: cần cấu hình thêm, độ chính xác phụ thuộc chất lượng âm thanh.

​Thực chiến và kinh nghiệm

Trong thực tế, một nhóm dự án CNTT đã thử nghiệm Zoom AI tóm tắt trong một buổi họp kéo dài 2 tiếng. Kết quả là, chỉ 5 phút sau khi họp, cả team đã có bản báo cáo đầy đủ, rõ ràng, chia thành: quyết định, nhiệm vụ, người phụ trách. Điều này chứng minh rằng AI có thể trở thành "trợ lý ảo" đắc lực, giúp chúng ta tập trung vào nội dung chứ không phải lo lắng ghi chép.

Tóm lại, AI không thay thế con người trong việc điều hành hay ra quyết định. Nhưng AI có thể giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu suất. Nếu bạn thường xuyên họp hành, hãy thử trải nghiệm ngay Zoom AI Companion hoặc Fireflies để thấy sự khác biệt.

      Hẹn gặp lại các bạn trong số tiếp theo của Chuyên mục Công nghệ số và AI thực chiến, nơi chúng ta sẽ khám phá những cách ứng dụng AI khác vào thực tế. Xin chào và hẹn gặp lại!

St: ddc