PODCAST SỐ 20 – CÔNG NGHỆ SỐ & AI THỰC CHIẾN - Biến AI thành thư ký cuộc họp chuyên nghiệp

Chào mừng các bạn đã quay trở lại với Podcast số 20 - Công nghệ số & AI thực chiến do Trung tâm Chuyển đổi số và Đổi mới sáng tạo tỉnh Quảng Ngãi thực hiện. Dựa trên hành trình “thực chiến cùng công nghệ số AI”, "bình dân học AI" và những trải nghiệm thực chiến từ việc làm quen, nghi ngờ đến làm chủ công cụ, chúng ta sẽ thiết kế một kịch bản podcast tập trung vào giải quyết "nỗi đau" lớn nhất trong các cuộc họp: Ghi chép và tóm tắt. Chủ đề ngày hôm nay rất thiết thực: làm sao để tạo trợ lý ảo viết biên bản, kết luận cho các cuộc họp.

Phần 1: Lời chào và dẫn nhập

Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống: Cuộc họp kéo dài 3 tiếng, bạn vừa phải nghe, vừa phải ghi chép đến "tê tay" nhưng cuối cùng vẫn bỏ lỡ những chỉ đạo quan trọng nhất của lãnh đạo? Hay bạn là lãnh đạo, và bạn mất quá nhiều thời gian để đợi cấp dưới tổng hợp lại một bản dự thảo kết luận sau họp?

Hôm nay, chúng ta sẽ không nói về những gì xa xôi. Chúng ta nói về cách biến AI thành một "trợ lý thư ký" mẫn cán, giúp bạn tóm tắt nội dung và viết biên bản cực kỳ chuyên nghiệp.

Phần 2: Quy trình thực chiến – Từ file ghi âm đến bản thảo 

Có nhiều cách để tạo trợ lý ảo AI, từ sử dụng những công cụ AI ghi chép tóm tắt cuộc họp chuyên nghiệp đến việc kết hợp thiết bị sẵn có và tận dụng những công cụ AI sẵn có.

Theo kinh nghiệm "thực chiến", thay vì ngồi gõ máy, hãy thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Thu thập dữ liệu (Ghi âm)

• Sử dụng điện thoại hoặc máy ghi âm để lưu lại toàn bộ diễn biến cuộc họp. Cần lưu ý bố trí vị trí ghi âm để file ghi âm có chất lượng tốt (âm thanh, tiếng ồn) để đạt hiệu quả cao hơn.

• Mẹo nhỏ: Hiện nay có các công cụ  fireflies.ai, Otter.ai, ... có khả năng chuyển từ giọng nói sang văn bản (Speech-to-Text) rất chính xác, kể cả tiếng Việt.

Bước 2: Sử dụng "phù thủy" AI (Công cụ phù hợp)

• Gemini/ChatGPT: Rất giỏi trong việc cấu trúc lại văn bản hành chính. (Nên sử dụng mô hình Pro hoặc Tư duy để có chất lượng tốt hơn)

• DeepSeek: Phù hợp nếu bạn cần bản tóm tắt có chiều sâu, phân tích kỹ các luận điểm.

• Grok: Nếu cuộc họp mang tính chất cởi mở, cần cách diễn đạt thú vị.

Bước 3: Câu lệnh (Prompt) "thần thánh" Đừng chỉ bảo AI "hãy tóm tắt". Hãy dùng công cụ R-T-F (Role - Task - Format) mà chúng ta đã học:

Prompt: “Bạn là một thư ký cuộc họp hành chính chuyên nghiệp. Hãy đọc bản chuyển ngữ cuộc họp dưới đây và thực hiện:

1. Tóm tắt các ý chính (không quá 5 gạch đầu dòng).

2. Danh sách các đầu việc cần làm (nhiệm vụ, người phụ trách, thời hạn).

3. Viết một dự thảo thông báo kết luận của lãnh đạo theo văn phong hành chính trang trọng.”

Nếu bạn bỏ qua bước 2 và trực tiếp input file ghi âm vào tại bước này thì bổ sung yêu cầu vào sử dụng prompt như sau:

Prompt: "Bạn là một thư ký cuộc họp hành chính chuyên nghiệp. Dựa vào file ghi âm cuộc họp kèm theo, hãy chuyển âm thanh thành văn bản và, hãy viết lại thành BIÊN BẢN HỌP đầy đủ gồm:

1. Thời gian – thành phần tham dự (nếu có trong nội dung)

2. Các vấn đề chính được thảo luận

3. Quan điểm / ý kiến của từng người (ghi rõ tên nếu có)

4. Kết luận cuối cùng

5. Các đầu việc cần làm sau cuộc họp

Văn phong rõ ràng, ngắn gọn, dễ gửi email/ban hành văn bản (theo mẫu kèm theo)."

(có thể kèm theo mẫu biên bản họp)

Hoặc: 

Prompt: 

"Vai trò: Hãy đóng vai là một cán bộ hành chính chuyên nghiệp, am hiểu sâu về Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Nhiệm vụ: Từ file ghi âm/văn bản bóc băng (transcript) đính kèm, hãy nghe/đọc và soạn thảo một Biên bản cuộc họp hoàn chỉnh dưới dạng file Word (.docx).
Yêu cầu về Cấu trúc & Nội dung:
Phần đầu: Tạo đầy đủ Quốc hiệu, Tiêu ngữ (Căn giữa, in đậm). Tiêu đề biên bản ghi rõ sự việc.
Thông tin chung: Ghi rõ thời gian, địa điểm tổ chức họp.
Thành phần tham dự: Liệt kê đầy đủ các bên, chức danh người đại diện theo nội dung cuộc họp.
Nội dung làm việc: Tóm tắt mạch lạc, phân chia thành các tiểu mục rõ ràng dựa trên các vấn đề đã thảo luận. Lược bỏ các đoạn hội thoại rườm rà, dùng văn phong hành chính.
Kết luận & Phương hướng: Ghi rõ các quyết định cuối cùng, phân công nhiệm vụ và thời hạn (nếu có).
Phần cuối: Bảng chữ ký của đại diện các bên liên quan.
Yêu cầu về Định dạng:
Sử dụng font Times New Roman, cỡ chữ 14.
Căn đều hai bên (Justify), giãn dòng 1.3 - 1.5, cách đoạn 6pt."

Công cụ Gemini: Sử dụng mô hình Pro hoặc Tư duy để có chất lượng tốt hơn

* Lưu ý: nếu bạn họp online qua các nền tảng họp trực tuyến thì có thể sử dụng luôn tính tăng dùng AI tóm tắt cuộc họp sẵn có của nền tảng đó. Ví dụ Zoom có tính năng AI Companion. 

Phần 3: Lưu ý để AI không "ảo giác"

Như đã chia sẻ trong nhật ký học AI, công cụ này đôi khi cũng có "ảo giác" hoặc trả lời sai lệch. Để biên bản chuẩn xác:

• Hãy upload kèm một mẫu biên bản cũ của cơ quan bạn để AI học theo đúng văn phong.

• Luôn đóng vai trò là "người kiểm soát". AI là trợ lý, bạn mới là sếp. Đừng phó mặc hoàn toàn, hãy rà soát lại các con số và tên riêng.

Phần 4: Kết luận

AI không thay thế chúng ta, nhưng người biết dùng AI sẽ thay thế những người làm việc thủ công. Từ việc kiểm tra lỗi chính tả nhỏ nhất đến việc soạn thảo những báo cáo phức tạp, AI đang thực sự giúp chúng ta tiết kiệm thời gian để tập trung vào những tư duy sáng tạo hơn.

Phần 5: Các công cụ gợi ý 

Hành trình học AI cũng giống như phong trào bình dân học vụ ngày xưa, chỉ cần chúng ta không ngại thử, không ngại sai, chúng ta sẽ làm chủ được công nghệ này.

Chúc bạn sớm tạo được cho mình một thư ký cuộc họp hiệu quả!

Nguồn: https://nuian.vn/tin-tuc/